Rabu, 26 Juni 2013

Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi


Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Pengertian Teknologi Informasi menurut Aries Setya Nugraha ialah pengolahan dan penyebaran data dengan menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, telekomunikasi dan elektronika digital. (2004:.5). Sedangkan komunikasi adalah kegiatan saling berbagi pendapat, informasi, dan pesan antara berbagai pihak pada suatu waktu dan tempat tertentu. Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan Teknologi Informasi di Perpustakaan adalah Automasi Perpustakaan (Library Automation) yang mempunyai pengertian penggunaan komputer untuk mengerjakan sebagian dari rangkaian tugas/pekerjaan di perpustakaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual.
Penggunaan komputer dalam pengelolaan perpustakaan sekolah untuk saat ini adalah perlu, mengingat ilmu dan teknologi kian hari kian berkembang sangat pesatnya sehingga pustakawan harus bisa menerapkan tugas/pekerjaan pokok perpustakaan ke dalam bentuk file komputer. Semua data yang ada di perpustakaan dapat dimasukkan dalam komputer sehingga memudahkan dalam pengolahan maupun pelaporannya. Banyak program perpustakaan yang ditawarkan untuk mempermudah pengelolaan perpustakaan sekolah, namun demikian harus selektif dan jeli memilihnya supaya tidak menimbulkan kekecewaan dikemudian hari. Tentu saja pihak sekolah harus menyediakan dana yang besar untuk pengadaan program perpustakaan yang biasa dikenal dengan Sistem Managemen Perpustakaan (SIM Perpus).
Adapun Teknologi Informasi yang dapat digunakan di perpustakaan sekolah antara lain:
  • Pemasukan data koleksi perpustakaan yang biasanya disebut dengan buku induk/inventaris.
  • Pemasukan data anggota perpustakaan dan pencetakan kartu anggota.
  • Pembuatan dan pencetakan kartu katalog, label buku dan perlengkapan buku lainnya.
  • Peminjaman dan pengembalian buku dengan system barkode.
  • Pencarian data koleksi perpustakaan dan anggota perpustakaan.
  • Perhitungan denda keterlambatan pengembalian pinjaman.
  • Pelaporan data statistik perpustakaan : jumlah peminjam, jumlah buku yang dipinjam, jumlah pengunjung, jumlah koleksi perpustakaan baik pelaporan harian, bulanan, triwulan, semester maupun tahunan.
  • Pembuatan grafik data statistik perpustakaan.
Dampak teknologi informasi secara umum terhadap kehidupan bermasyarakat antara lain meningkatkan standar dan efisiensi kehidupan. Teknologi Informasi dapat menghemat waktu, tenaga, meningkatkan hasil, pengembangan produk dan pada akhirnya menghemat biaya (Aries Setyo N, 2004:5).
Pendapat tersebut sejalan dengan Adib Suharto dalam materi kursus Pengantar Otomasi Perpustakaan (1997:3) yang menyatakan bahwa penerapan Otomasi Perpustakaan dimaksudkan untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kegiatan rumah tangga perpustakaan dan berorientasi tidak hanya kepada kepentingan pustakawan tetapi juga kepentingan pemakai perpustakaan. Selanjutnya dia mengutip pendapat M.B. Line tentang tujuan Automasi Perpustakaan sebagai berikut:
  • Untuk memberikan layanan yang lebih baik dengan biaya yang sama atau lebih murah.
  • Untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
Dari segi pengelola/pustakawan, perannya haruslah dinamis, yaitu lebih tanggap dan lebih jeli dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi dari pemakai dan tidak bisa lagi bersikap pasif menunggu pemakai, tetapi secara aktif harus bisa menawarkan informasi sesuai dengan minat pemakai dan memberi kemudahan akses ke berbagai sumber informasi.

Pengelolaan Perpustakaan Sekolah


Pengelolaan Perpustakaan Sekolah
Agar perpustakaan sekolah dapat berperan dan berfungsi dengan baik, perlu dikelola oleh tenaga profesional yang memang benar-benar ahli dalam bidangnya. Tenaga pengelola perpustakaan sekolah atau biasa disebut petugas perpustakaan sampai sekarang sedikit yang berlatar belakang dari bidang ilmu perpustakaan, sehingga masih harus terus mengembangkan kemampuannya dalam mengelola perpustakaan.
Adapun kualifikasi atau kemampuan yang minimal harus dimiliki seorang petugas perpustakaan/pustakawan antara lain:
  • Wawasan bidang keahlian perpustakaan.
  • Menguasai organisasi tempat ia bekerja (termasuk mengetahui tujuan yang ingin dicapai oleh lembaganya).
  • Mengikuti perkembangan informasi pengetahuan minimal bidang studi yang diajarkan di sekolah.
  • Memiliki wawasan pengetahuan yang luas untuk memupuk dan pembinaan koleksi.
  • Memiliki jiwa pendidik, supel, ramah, dan pandai berkomunikasi.
  • Bertanggungjawab dan jujur.
  • Memiliki dedikasi dan loyalitas yang tinggi.
  • Aktif, lincah dan terampil dalam mencari/menyebarluaskan informasi.
  • Memiliki hubungan luas dengan penerbit, toko buku, dan lembaga terkait.
  • Aktif mengikuti kegiatan ilmiah yang berkaitan dengan bidangnya.
  • Mencintai bahan pustaka dan gemar membaca.
  • Mau mengembangkan diri dan sanggup bekerja keras.
Kriteria di atas cukup berat untuk memenuhi kualifikasi seorang pengelola/pustakawan yang diinginkan. Tetapi bila dijalankan dengan rasa ikhlas dan sepenuh hati akan dapat menjadikan seorang pustakawan yang handal yang nantinya akan menggerakkan roda perpustakaan ke arah tercapainya visi dan misi perpustakaan menghadapi era globalisasi. Namun demikian, perlu disadari bahwa siap tidaknya perpustakaan sekolah memasuki era globalisasi tidak cukup diselesaikan dari segi pengelolanya/pustakawan, akan terlebih pada komponen dalam system sekolah itu sendiri. Masalah klasik yang muncul hampir di setiap perpustakaan antara lain :
  • Penyediaan dana yang tidak memadai
  • Kurangnya tenaga yang profesional.
  • Kewenangan dan kepercayaan kepada pustakawan/petugas perpustakaan.
  • Pustakawan/petugas perpustakaan belum melaksanakan fungsinya secara
  • optimal.
  • Belum adanya penghargaan terhadap Pustakawan.
Dalam mengelola perpustakaan sekolah kualifikasi pertama yang harus dipenuhi seorang petugas perpustakaan sekolah adalah mengetahui tata kerja perpustakaan. Ada lima macam kegiatan pokok perpustakaan menurut Sumardji, yaitu pekerjaan :
  • Pengadaan bahan koleksi,
  • Pengolahan bahan koleksi,
  • Pelayanan Sirkulasi,
  • Pelayanan Referensi,
  • Administrasi perpustakaan.
Kelima kegiatan pokok diatas apabila sudah dilaksnakanan meskipun secara manual akan membawa ke arah pencapaian fungsi perpustakaan sekolah. Namun demikian sejalan dengan semakin banyaknya informasi pengetahuan di era globalisasi ini apabila masih menggunakan system manual perpustakaan akan banyak ditinggalkan penggunanya. Oleh karena itu penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan cara pemanfaatan komputer di perpustakaan akan lebih cepat dalam mengelola perpustakaan khususnya dalam pencarian literature/bahan koleksi/informasi di perpustakaan.

Perubahan Bentuk Informasi Perpustakaan


Perubahan bentuk informasi
Agar informasi menjadi menarik maka sebaiknya perpustakaan melakukan berbagai perubahan bentuk (alih bentuk) informasi yang ada pada bentuk-bentuk lain yang lebih menarik sehingga informasi dapat di desiminasikan dengan cepat, tepat, akurat, global dan marketable.
Adapun alih bentuk (repacking) dapat dilakukan melalui :
  1. 1.Bahan Pustaka tercetak ke bahan pustaka tercetak
  2. 2.Bahan Pustaka tercetak ke bahan pustaka elektronik
  3. 3.Bahan Pustaka elektronik ke bahan pustaka tercetak
  4. 4.Bahan Pustaka elektronik ke bahan pustaka elektronik
Terdapat beberapa tahapan untuk membuat Kemasan Informasi yaitu :
  1. Menganalisis kebutuhan User
  2. Menentukan Audience
  3. Menentukan Bentuk/format
  4. Membuat Time Schedule
  5. Menentukan Sumber/Materi Pustaka
  6. Menetapkan Pelaksana
  7. Merancang Biaya
  8. Menetapkan sistem penyebarluasan

Prinsip Layanan Perpustakaan


PRINSIP-PRINSIP LAYANAN
Pelayanan menurut Moenir ( 2001:27) adalah serangkaian kegiatan, karena itu merupakan proses.          Pelayanan umum diartikan sebagai segala bentuk kegiatan pelayanan untuk umum yang dilaksanakan oleh instansi pemerintahan di pusat, di daerah, dan di lingkungan badan usaha milik negara/daerah dalam bentuk barang dan atau jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan (Lembaga Administrasi Negara, 1998)
                Adapun yang dimaksud dengan pelayanan perpustakaan adalah pemberian layanan kepada masyarakat yang mempunyai kepentingan dalam pemenuhan kebutuhan akan informasi dengan mematuhi peraturan-peraturan yang telah di tetapkan serta presedur yang ditentukan Ketidaksesuaian antara harapan dan layanan yang diberikan akan menimbulkan kesenjangan (gap).
Pada dasarnya perpustakaan yang baik dapat diukur dari keberhasilannya dalam menyajikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat pemakainya. Lengkapnya fasilitas yang ada, besarnya dana yang disediakan dan banyaknya tenaga pustakawan tidak berarti apa-apa bila perpustakaan tersebut tidak mampu menyediakan pelayanan yang berkualitas.
Terdapat lima prinsip yang harus diperhatikan oleh pengelola perpustakaan agar kualitas layanan dapat dicapai, Lovelock ( handout Etika Administrasi) yaitu :
  1. 1.Tangible, artinya sesuatu yang bisa dilihat, dirasakan dan didengarkan. Seperti: kemampuan petugas dalam melayani, komunikasi yang baik, peralatan yang menunjang pelayanan.
  2. 2.Realible (handal), yaitu kemampuan membentuk pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan memiliki keajegan.
  3. 3.Responsiveness (pertanggungjawaban), yaitu rasa tanggung jawab terhadap mutu pelayanan.
  4. 4.Assuranse (jaminan), yaitu adanya jaminan keamanan atau bebas dari resiko bagi para pemakai.
  5. 5.Emphaty, artinya adanya perhatian kepada konsumen atau individu.
Disamping persyaratan di atas, pustakawan dalam memberikan layanan kepada pemakai perpustakaan juga harus memperhatikan:
  1. 1.Kebutuhan pemakainya.
  2. 2.Menerapkan persyaratan manajemen untuk mendukung penampilan (kinerja)
  3. 3.Memantau dan mengukur kinerja.
  4. 4.Mudah dalam pengurusan bagi yang berkepentingan (prosedur sederhana).
  5. 5.Mendapat pelayanan yang wajar.
  6. 6.Mendapat pelayanan yang sama tanpa pilih kasih.
  7. 7.Mendapat perlakuan jujur dan terus terang (transparan).
Selain itu kualitas layanan di perpustakaan juga ditentukan oleh hal berikut :
  1. 1.ketersediaan informasi;
  2. 2.kemudahan akses informasi;
  3. 3.keakuratan informasi;
  4. 4.kelengkapan informasi;
  5. 5.kelayakan sumber informasi; dan
  6. 6.ketepatan waktu

Visi, Jenis-jenis, dan Faktor Layanan


VISI PERPUSTAKAAN
Untuk bisa memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan user maka perpustakaan sebagai salah satu lembaga penyedia informasi harus memiliki visi yang jelas dan dapat menjawab tantangan dari masa ke masa. Pada dasarnya Visi Perpustakaan apapun jenis perpustakaannya adalah memberdayakan koleksi bahan pustaka dan memberikan kemudahan, ketersediaan, kenyamanan serta layanan yang optimal demi kepuasan penggunanya.
Soejono Trimo mengatakan bahwa : Library is the preservation of knowledge artinya memburu, mengumpulkan, menyimpan, mengolah dan melayankan ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya baik dalam bentuk tercetak maupun elektrik. Dengan demikian fungsi perpustakaan adalah sebagai jembatan atau perantara antara koleksi dengan pengguna, sebagai penghubung antara bahan pustaka dengan masyarakat. Bagaimana masyarakat dapat mengetahui informasi yang ada dalam bahan pustaka ataupun sebaliknya bagaimana agar informasi dapat sampai kepada masyarakat yang membutuhkannya.
JENIS-JENIS LAYANAN DI PERPUSTAKAAN
Terdapat beberapa jenis layanan di perpustakaan antara lain :
  1. 1.Layanan Sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan koleksi
  2. 2.Layanan Referensi adalah layanan yang bahan pustaka nya berupa koleksi referensi yaitu koleksi bahan rujukan.
  3. 3.Layanan Deposit, lebih banyak dilakukan oleh perpustakaan umum dalam hal ini merupakan koleksi terbitan pemerintah maupun terbitan lain dari hasil terbitan yang diserahkan ke perpusnas/perpusda sebagai pelaksanaan Undang-undang no 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam Indonesia
  4. 4.Layanan Reserve Book atau buku tandon, layanan ini merupakan kumpulan buku atau bahan pustaka copi ke satu, koleksi tidak boleh dipinjam dibawa pulang dan hanya boleh dibaca ditempat.
  5. 5.Layanan koleksi AVA (audio Visual Aids) merupakan layanan dengan koleksi bahan-bahan audio visual
  6. 6.Layanan khusus, merupakan layanan dengan koleksi bahan pustaka yang khusus seperti karya ilmiah, skripsi, dsb untuk perpustakaan perguruan tinggi.
  7. 7.Layanan Informasi adalah pemberian layanan informasi tentang apa saja tidak terlepas dengan bentuk bahan pustaka
FAKTOR - FAKTOR PENDUKUNG LAYANAN PERPUSTAKAAN
  1. 1.KOLEKSI / BAHAN PUSTAKA, merupakan factor utama dalam layanan perpustakaan. Bahan Pustaka dapat dilihat dari jenis dan bentuknya. Jenis bahan pustaka meliputi koleksi : 1) tercetak; 2) tergambar; 3) terbentuk dan 4) elektronik seperti : terekam, mikro, web. Adapun bentuk koleksi bahan pustaka dapat berbentuk (1) lembaran; (2) lipatan; (3) bendelan/jilidan; (4) rekaman; (5) dll.
  2. 2.USER ATAU PENGGUNA adalah masyarakat yang datang untuk memanfaatkan koleksi yang ada. Agar dapat memberikan layanan yang baik maka pengelola perpustakaan harus memperhatikan latar belakang dari pengguna yang meliputi : Usia, Jenis kelamin, Kedudukan/jabatan, Status, Pendidikan, Sosial ekonomi, Sosial budaya.
  3. 3.TENAGA ATAU PENGELOLA PERPUSTAKAAN, dalam hal ini perlu dibedakan antara tenaga fungsional (Pustakawan) dengan tenaga administrasi (non pustakawan). Disamping itu perlu diperhatikan bahwa pengelola perpustakaan sebaiknya : (1) Memiliki pendidikan ttg kepustakawanan; (2) Memiliki ketrampilan pemanfaatan Teknologi Informasi; (3) Memiliki ketrampilan bahasa; (4) Mengetahui kebutuhan pemakainya; dan (5) memiliki sense of media.
  4. 4.FASILITAS, merupakan sarana dan prasarana yang disediakan oleh perpustakaan demi memberikan layanan kepada user, yang meliputi : (1) Gedung atau ruangan; (2) Transportasi; (3) Mebelair; (4) Peralatan Komunikasi; (5) Peralatan Teknologi Informasi dan (6) Rambu-rambu Perpustakaan .
  5. 5.DANA/ANGGARAN/BUDGET, merupakan kesiapan biaya/anggaran yang dapat dipakai dalam segala kegiatan di perpustakaan yang dapat diperoleh dari : APBN, APBD/DIPA, APB SENDIRI (INTERN), SUBSIDI YAYASAN, DONATUR, SPONSORSHIP, MASYARAKAT.
  6. 6.MANAGEMEN merupakan system perencanaan, pengorganisasian pengelolaan serta evaluasi kegiatan di perpustakaan yang meliputi kebijakan pegambil keputusan (decision maker).